Für AZAV-zertifizierte Bildungsträger und Akademien
Volle Kursstarts durch ein Auslastungs-System
Akademian sorgt dafür, dass keine Anfrage mehr versandet und Kursstarts planbar voll werden.
Ihre Beratung überzeugt
Sobald ein Interessent im Gespräch sitzt, wird aus ihm ein Teilnehmer. Die meisten Interessenten kommen dort nie an.
Wir bringen sie dorthin
Erstkontakt in unter 60 Sekunden, Qualifizierung, Unterlagen, Terminbuchung. Ihr Team übernimmt vorbereitete Gespräche.
ca. 45 Minuten, unverbindlich, kein Verkaufsgespräch
Läuft im Tagesbetrieb: 9.000 Anrufe für die Zentura Akademie seit Ende Januar 2026.
Das System läuft seit Ende Januar im Tagesbetrieb
Bei der Zentura Akademie übernimmt unser System die Telefonie zu Interessenten: Es ruft an, qualifiziert und übergibt an das Team. Die Zahlen stammen direkt aus dem laufenden System.
9.000
Anrufe seit Ende Januar 2026
≈ 5.000
Gespräche in den letzten 90 Tagen
76 Std
Gesprächszeit, die kein Mitarbeiter führen musste
Stand August 2026, Auswertung der Systemdaten.
Zum Fall Zentura AkademieWarum aus vielen Anfragen nie Teilnehmer werden
Sie wissen, warum Teilnehmer sich für Ihre Kurse entscheiden. Die meisten Interessenten kommen aber nie bis zu der Beratung, in der diese Entscheidung fällt.
Fakt 1
Interessenten fragen parallel an
Wer eine Weiterbildung sucht, schreibt mehrere Träger gleichzeitig an. Es meldet sich an, wer zuerst eine echte Antwort bekommt.
Fakt 2
Anfragen kommen außerhalb der Bürozeiten
Abends, am Wochenende, in Prüfungswochen. Genau dann ruft niemand zurück, und am Montag ist der Interessent schon woanders im Gespräch.
Fakt 3
Das Nachfassen fällt zuerst weg
Der Erstkontakt klappt noch, die zweite und dritte Erinnerung nicht mehr. Interessenten versanden selten am Anfang, meistens in der Mitte der Strecke.
Das Ergebnis
Aus einer vollen Anfrage-Liste wird ein halb leerer Kursstart. Bei 50 Anfragen im Monat, 40 % davon ohne rechtzeitige Antwort und 3.000 € Teilnehmerwert stehen rechnerisch 60.000 € im Monat auf dem Spiel.*
*Beispielrechnung, keine Zusage. Ihre echte Zahl rechnen wir in der Auslastungs-Analyse.
Ein Auslastungs-System füllt Ihre Kurse nur, wenn …
… genug Anfragen ankommen
Ab etwa 50 Anfragen pro Monat trägt die Strecke. Darunter bauen wir lieber keinen Apparat auf, der sich nicht rechnet.
… der Erstkontakt in Minuten passiert
Ein Rückruf am nächsten Tag verliert gegen den Träger, der sofort antwortet. Deshalb beginnt das System in unter 60 Sekunden.
… die Übergabe an Ihr Team sitzt
Qualifizierte Interessenten bringen nichts, wenn sie danach wieder in einem Postfach warten. Die Übergabe wird deshalb mit eingerichtet, inklusive Status im CRM.
Was wir anders machen als eine Leads-Agentur
Drei Stellen entscheiden darüber, ob aus Anfragen Teilnehmer werden. So sind sie besetzt:
Geschwindigkeit
Leads-Agentur
Kontakte landen im Postfach und warten auf den Rückruf am nächsten Werktag.
Akademian
Jede Anfrage bekommt in unter 60 Sekunden Erstkontakt, auch nachts und am Wochenende.
Qualifizierung
Leads-Agentur
Rohe Kontaktdaten. Förderweg, Zeitfenster und Motivation sind unbekannt.
Akademian
Förderweg, Zeitfenster und Motivation sind geklärt, Unterlagen verschickt, der Beratungstermin steht.
Übergabe
Leads-Agentur
Ihr Team telefoniert Listen ab und pflegt jeden Status von Hand.
Akademian
Ihr Team übernimmt vorbereitete Gespräche, mit komplettem Verlauf im CRM.
So können Sie mit uns arbeiten
Das System rechnet sich erst ab einer gewissen Anfrage-Menge. Vor einer Zusammenarbeit prüfen wir deshalb gemeinsam, ob es für Ihren Träger trägt. Der Weg dorthin:
1Auslastungs-Check
Acht Fragen zu Anfragen, Strecke und Kursstarts. Drei Minuten, Ergebnis sofort.
Check jetzt machen
2Vorbereitung auf Ihren Träger
Vor dem Gespräch schauen wir auf Ihre Kurse und Ihre Sichtbarkeit und rechnen Ihre Zahl aus Anfragen, Verlustquote und Teilnehmerwert.
3Auslastungs-Analyse
Ca. 45 Minuten. Am Ende steht ein Plan, wie die Strecke bei Ihnen aussieht. Entscheiden können Sie danach in Ruhe.
Was passiert in der Auslastungs-Analyse?
Wir gehen Ihre Anfrage-Strecke Schritt für Schritt durch: wo Anfragen ankommen, wer wann antwortet, wo sie versanden. Dazu rechnen wir Ihre Zahl und skizzieren den ersten Umsetzungsplan.
Den Plan behalten Sie, auch wenn keine Zusammenarbeit entsteht. Verkauft wird in dem Termin nichts; ob wir ein Angebot machen, klären wir danach.
ca. 45 Minuten, kostenfrei, per Telefon oder Video
So geht es nach der Analyse weiter
Ihr Zeitaufwand insgesamt: rund zwei Stunden. Den Rest bauen wir.
Schritt 1
Kick-off
Wir lernen Ihre Maßnahmen und Abläufe kennen: Förderwege, Kursstarts, Zielgruppen und wer im Team wann übernimmt.
Ihr Zeitaufwand: ca. 60 Minuten
Schritt 2
Einrichtung
Wir verbinden das System mit Telefonie, CRM und Formularen. Von Ihnen brauchen wir Zugänge und einen Ansprechpartner.
Ihr Zeitaufwand: ca. 20 Minuten
Schritt 3
Testlauf
Das System übernimmt die ersten echten Anfragen. Sie hören Gespräche ab, geben Feedback, wir justieren Formulierungen und Übergabepunkte.
Ihr Zeitaufwand: ca. 20 Minuten
Schritt 4
Livegang und Betreuung
Das System läuft im Tagesbetrieb. Sie sehen jede Anfrage mit Status, wir betreuen den Betrieb und werten die Gespräche aus.
Ihr Zeitaufwand: ca. 20 Minuten pro Monat
Was Geschäftsführer uns vor der Analyse fragen
Was kostet das?
Einen Listenpreis gibt es nicht, weil der Leistungsumfang vom Engpass abhängt: Ein Träger mit versandenden Anfragen braucht etwas anderes als einer, den kein Vermittler kennt. In der Auslastungs-Analyse benennen wir den Engpass, danach bekommen Sie ein Angebot mit klaren Zahlen. Zur Einordnung: Ein voller Kurs trägt 60.000 bis 200.000 € Maßnahmen-Umsatz.
Wie schnell sehe ich Ergebnisse?
Zwei Geschwindigkeiten, ehrlich getrennt: Das Nachfassen wirkt ab dem ersten Tag, weil offene Anfragen sofort wieder angefasst werden. Die Sichtbarkeit bei Vermittlern braucht Monate, denn bis zur ersten Zuweisung sind fünf bis acht Kontaktpunkte nötig. Wer Ihnen beides in vier Wochen verspricht, verspricht zu viel.
Was passiert, wenn es nicht funktioniert?
Das Risiko begrenzen wir vor dem Start, nicht danach: Wenn wir in der Analyse keinen Hebel sehen, sagen wir das im Gespräch und machen kein Angebot. Läuft ein Projekt, sehen Sie jede Anfrage und ihren Status und damit auch, ob das System liefert.
Wir hatten schon eine Agentur. Was macht ihr anders?
Agenturen liefern Anfragen und hören dort auf, wo die Arbeit beginnt. Wir setzen genau dahinter an: qualifizieren, nachfassen, bis zur Bewilligung tragen, Vermittler-Kontakte takten. Anzeigen schalten wir höchstens als Zubringer, nie als Hauptleistung.
Müssen wir uns langfristig binden?
Laufzeit und Konditionen stehen im Angebot, bevor Sie unterschreiben. Versteckte Verlängerungen oder Kleingedrucktes gibt es nicht.
Funktioniert das auch für kleine Träger mit einer Maßnahme?
Gerade dort. Wer nur einen Kursstart pro Quartal hat, kann sich versandete Anfragen am wenigsten leisten. Der Leistungsumfang wird auf die Größe zugeschnitten, nicht umgekehrt.
Wir haben keine eigene Vertriebsabteilung.
Deshalb gibt es dieses System. Es übernimmt die Arbeit, für die sonst niemand Zeit hat: anrufen, qualifizieren, nachfassen. Ihr Team bekommt fertige Übergaben mit allen Informationen, keine rohe Anrufliste.
Kann ich das nicht selbst machen?
Können Sie, nichts daran ist geheim. Die ehrliche Frage ist, wer es jeden Tag tut: auch in Prüfungswochen, auch wenn zwei Dozenten ausfallen. An Disziplin scheitert die Strecke öfter als an Wissen.
Muss ich mich mit Marketing oder Technik auskennen?
Nein. Wir bauen das System um Ihre bestehenden Abläufe herum und Sie sehen Ergebnisse statt Dashboards. Was Sie wissen müssen, erklären wir in Ihrer Sprache, nicht in unserer.
Was passiert im Erstgespräch? Werde ich zugelabert?
30 Minuten, drei Punkte: Anfrage-Strecke, Sichtbarkeit, nächste Schritte. Am Ende haben Sie eine Einschätzung, auch wenn keine Zusammenarbeit entsteht. Der Ablauf steht offen auf der Analyse-Seite.
Und die Qualität der Interessenten?
Qualifizieren heißt bei uns: Förderweg, Zeitfenster und Motivation sind geklärt, bevor Ihr Team Zeit investiert. Wer nur eine Broschüre wollte, landet nicht in Ihrer Wiedervorlage.
Wer hinter Akademian steht
Akademian ist ein Angebot der Brain Robo GmbH. Wir bauen Telefon- und CRM-Automatisierung und haben uns auf Bildungsträger festgelegt, weil dort zwischen Anfrage und Anmeldung am meisten verloren geht. Roman baut die Systeme: Telefonie, Qualifizierung, CRM-Prozesse. Shahriar führt die Gesellschaft.
Niemand will KI-Anrufe. Was Sie wollen, sind volle Kurse.
Deshalb reden wir über Ihre Strecke und Ihre Auslastung. Die Technik bleibt im Hintergrund.
Mehr über uns
In Ihren Anfragen schlummert Teilnehmerumsatz. Holen wir ihn zurück.
Ca. 45 Minuten, Ihre Zahlen, ein konkreter Plan. Danach entscheiden Sie in Ruhe.
✓ 100 % kostenfrei ✓ Kein Verkaufsgespräch ✓ AV nach Art. 28 DSGVO